学会文件

中电教[2020] 6号

第一章  总则

第一条  为进一步加强和规范学会会议费管理，提高会议效率和质量，厉行节约反对浪费，根据财政部印发《中央和国家机关会议费管理办法》（财行[2016] 214号）《教育部直属单位会议费管理实施细则（试行）》（教财厅[2016] 5号），结合学会工作实际，制定本办法。 

第二条  本办法适用于学会举办的各类会议。根据学会的性质，学术性会议较多，规模不一，包括小型的研讨会、座谈会、评审会、答辩会、论证会、招投标会、招聘会以及大型的宣讲会 学术论坛、学术年会等。 

第三条  上述各类会议原则上列入年度工作计划。根据情况，计划外的小型会议经秘书长同意可随时增加，大型会议需要经秘书处党政领导联席会议或会长办公会研究同意方可召开。 

第四条  会议费实行预算管理，纳入部门预算，会议费预算要细化到具体会议各项目开支。 

第五条  会议费使用和管理职责： 

会议举办责任部门应根据年度计划任务和经费预算规划、安排相关会议，经审批后对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任，应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。 

财务部门负责会议费的会计核算，依据有关财经法律法规、会议费管理办法，实施会议费报销管理和服务。 

第二章  会议审批与管理

第六条  各部门应结合工作实际需要，根据会议内容和性质选择相应的会议类型，经分管领导同意，报经秘书处审批后列入年度工作计划执行。 

第七条  加强会议预算管理，严格控制会议数量、会期、规模会议数量，原则上按照计划进行，会期一般不得超过2天，会议报到和离开时间合计不得超过1天，会议规模和所需工作人员根据需要确定，对于学会根据章程召开的会员大会、换届会议、理事会等，参会人数和会期按照有关规定执行。 

第八条  举办会议应编制会议费预算表，由各部门负责人报分管副秘书长同意，经财务复核后再报秘书长审批，会议费预算需列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费数和项目明细以及列支渠道。 

第九条  召开会议应积极根据政府采购管理的范围和工作的实际情况，选择具有会议定点资格的定点饭店召开，对未纳入定点范围，价格低于会议费综合定额标准的本单位或本系统内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心等，优先作为会议场所。 

各类会议不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开。

第十条  举办会议应有可靠的经费来源，并尽量做到收支平衡。对于使用多种资金渠道举办的会议，参照国家相关会议标准，不能超过综合定额标准。对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。如果需要学会追加经费的，由秘书处党政领导联席会决定。 

第三章  会议支出与报销

第十一条  会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费、办公文具费等。 

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。 

会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回自己单位报销。会议代表住宿费也可回自己单位报销。 

第十二条  会议费开支实行综合定额控制，在标准内可以调剂使用，在综合定额标准以内据实报销；原则上在部门预算公用经费中列支。 

会议费综合定额标准如下（单位：元／人天）：

（一） 综合定额里的其他费用包括会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费、办公文具费等。

（二） 不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。 

（三） 根据需要向邀请参会专家发放的咨询费、评审费、讲课（演讲、报告）费、勤工俭学、临时聘用会务工作人员劳务费等的开支要规范管理，按有关规定执行，不得在会议费中列支，但报销时随会议费一并办理；在学会有工资收入的会议工作人员不得开支劳务费。 

劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。

（四） 确因工作需要邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可以在差旅费中报销，不得在会议费中列支，但报销时随会议费一并办理。

第十三条  会议经费实际支付时应严格按照批复的预算执行，据实列支、实报实销。会议费报销时应提供会议通知、签到表、会议发票及会议发票明细清单、会议支出明细清单等。

第十四条  会议费报销必须填写《中国电子教育学会会议费用支出预决算表》（见附件），会议期间发生的所有费用均汇总到《中国电子教育学会会议费用支出预（决）算表》中，原则上要求一次性报销完毕。

第十五条  会议上不允许开支设备购置费。学术会议论文出版费等其他支出按照实际据实列支。

第十六条  确因工作需要委托其他单位代办、承办会议的，应签订书面委托合同（协议），会议费在规定标准内报销。

第十七条  原则应在会议结束4周内及时结账。

第十八条  与外单位合作举办的会议，会议结束后若经费有结余，按合同处理结余经费。 

第四章  其他

第十九条  严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”。

第二十条  各部门应严格执行会议费开支标准规定，不得开支与会议无关的费用。会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。

第二十一条  秘书处各部门及各分支机构应加强对本部门会议举办活动和经费报销的内控管理和监督，并自觉接受学会纪检监察和审计的监督检查。 

第二十二条  涉及政府集中采购的按集中采购相关规定办理。

第二十三条  举办的国际会议按国际会议有关规定执行。

第二十四条  分支机构遵照此办法执行。

第二十五条  本办法由办公室负责解释，自印发之日起施行。

二〇二〇年十月二十四日