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中国电子教育学会合同管理办法
发布时间:2020-10-24     作者:   分享到:

中电教[2020] 8号

第一章    

第一条  为加强合同管理,提高合同质量,保证合同的全面履行,做到管理有规章、签约有约束、履行有检查,提高各类合同履约率,维护学会的合法权益和经济利益,根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》等有关法律、法规,结合学会实际情况,特制定本办法。

第二条  本办法适用于以学会名义签订和履行的各类合同。本办法所指合同包括各类形式的合同、协议等。 

第三条  对外合作要签订合同。任何合同均需按照规定进行业务审查、法律审查等程序后经法定代表人签字,方可订立。涉及“三重一大”事项的按照相关审批程序进行。特殊情况下,法定代表人可授权委托相关人员代理签订合同,委托代理人必须在授权范围和权限内签订合同,不得超过代理权限,不得与自己代理的其他人签订合同。无法人授权委托,任何人无权签订合同。

第四条  合同一律采用书面形式签订,严禁口头协议和非正式书面协议。杜绝合同履行在先、签订在后的现象发生。

第五条  责任部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书,视情况要求提供资信证明,验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格;审查合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性,审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时,应保存有关资料。

第二章    

第六条  合同管理实行秘书处审查、归档管理,责任部门具体落实,与财务共同监督执行的分工责任制。其中责任部门负责具体合同的洽谈、协商、谈判、签约等工作,法律顾问进行法律审查;重大经济合同秘书处和财务部门必须参与审核;秘书处负责学会所有合同的日常管理工作,收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件等。凡经济合同,责任部门原则上应在合同订立之日起三日内交秘书处存档,同时给财务一份合同副本原件,财务收到合同必须签收,并申报缴纳印花税。责任部门和财务对经济合同实施共同监管,责任部门负责督促合同的签订、执行和落实,财务部门对经济运行全过程进行监控,深化财务管理。 

第七条  确定人员负责相关合同管理工作,建立合同管理台帐,并根据合同规定时限及时追踪合同执行情况。

第三章  合同的签订

第八条  在法律顾问指导下根据实际情况起草合同文本。

第九条  订立合同必须使用学会公章。学会公章由专人保管,无学会法定代表人书面授权同意,不得私自使用学会公章。未加盖学会公章的合同,财务部门不得办理结算、拨款手续。

第十条  合同经双方签字、盖章后,按法律、法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证手续的,由责任部门负责办理。按规定必须经上级批准后才能签订经济合同。

第十一条  采取政府采购方式签订的采购合同按照《政府采购法》相关规定进行。

第四章  合同的履行

第十二条  合同依法签订后,即具有法律效力。各部门必须认真履行合同,严格执行,确保信誉。

第十三条  有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分,应及时、积极地收集、整理、保存资料并做好备案工作,以便为后续相关事项做好基础工作。

第十四  条业务部门要定期地进行合同履行情况的检查,对合同履行中出现的问题给予解释、解决,对经常出现的问题加以研究、剖析,以期在以后签订的合同中改进。

第十五  条对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件,责任部门及负责人应组织人员及时查明原因,通过取证按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔(含违约)要求;由于对方责任使我方权益受损时,在学会(秘书处)领导下,责任部门及合同经办人有责任认真收集证据并及时追究对方的责任。当我方接到对方的索赔(含违约)报告后应认真研究并及时处理、答疑、举证或反诉,及时与对方协商解决。

第十六条  合同履行过程中,责任部门负责人应教育督促本部门工作人员严格按合同进行工作,随时检查、记录合同的实际履行情况、发生的问题,定期上报领导,并根据实际情况制定切实有效的措施和对策,保证合同的顺利履行。

第十七条  对合同本身条款在执行过程中如发生纠纷,责任部门及经办人应及时分析查明原因,提出解决办法并报领导,及时与对方协商解决。协商、调解均不成时,根据合同约定处理。

上述合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况记录,并及时上报领导。

第五章  合同的变更与解除

第十八条  合同依法订立后受法律约束,不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时,由经办人查明原因、提出意见,经秘书处党政领导联席会研究批准后,再同对方协商,达成一致意见,并依法签署变更或解除合同的书面协议,不能达成一致意见的,则依据合同约定处理。合同变更必须由原合同起草部门负责更改按程序办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同发放的范围相同。

第十九条  对于特殊情况下合同履行过程中合同中止,必须及时办理中止手续,收集因中止合同给对方带来的经济损失证据和资料,及时追究中止方的责任。中止的合同又恢复继续履行时,依相同程序办理恢复手续。合同的中止与恢复都必须及时通知相关部门。

第二十条  对于合同的终止(合同未履行完但确定不再继续履行),合同履行部门应做好终止记录,收集履行过程中所有与合同有关的文件,做好经济往来和结算工作,办理解除合同的手续,资料移交办公室存档保存。

第六章  合同管理

第二十一条  各类合同签订后由责任部门和办公室进行管理,办公室保存原件并不定期提醒执行。责任部门应将与该合同相关的一切往来文书、经济签证、变更记录等所有资料装订成册,交办公室存档保存。

第二十二条  与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等资料均是相关原始资料,责任部门应及时收集、整理并分类建立详细的台帐、归档保存。

第二十三条  无论是我方准备,还是获知对方准备或已经申请仲裁或提起诉讼,责任部门应及时上报秘书处领导,必要时提交书面报告,会同法律顾问共同研究诉讼或应诉方案。 

第二十四条  签订合同正本、副本份数按需要确定,正副本应区分清楚。签订后的合同正本由办公室留存,其余正副本根据需要由相关部门留存。如需查阅、使用合同原件,必须征得分管领导同意方可进行,并做好查阅、使用记录。

第七章  责任与奖惩

第二十五条  合同洽谈签订人员应具有相应的业务能力和专业知识,遵纪守法,严禁借工作之便收受贿赂、假公济私,不准采取胁迫、欺诈、诱惑等不法手段洽谈或签订合同,严禁签订违法合同、无效合同、权利义务不对等和执行后不利于学会的合同。

第二十六条  任何单位和个人均有权检举、揭发利用经济合同进行违法活动的行为。对检举揭发有功人员,依照国家有关规定给予奖励并负责保密。

第二十七条  对有下列情况之一的,须根据情况按照有关规定追究与相关责任人员的行政、经济直至法律责任。

1.在合同签订过程中,违反本管理办法,玩忽职守,给本单位造成损失的;

2.授权或超越代理权限、不依规定程序滥签合同、签订无效合同,给学会造成损失的;

3.在合同履行过程中,由于部门或个人失职、渎职,致使合同不能正常履行给学会造成损失的;

4在签订、履行合同过程中,利用职权和工作之便索贿受贿循私舞弊,致使国家和学会利益受到损害的。

第八章  其他

第二十八条  分支机构无权对外签订合同。分支机构如对外签订合同,必须经学会法定代表人同意,按本管理办法执行。

第二十九条  本办法自印发之日起执行。

 

 

二〇二〇年十月二十四日